Notebooks
Je kan ervoor kiezen om alle notities te bewaren in één map (notebook). Dat is prima : je notities vind je immers toch terug via één of meerdere zoektermen of één of meerdere tags. Ik vind het interessanter om te werken met verschillende notebooks. Zo heb ik …
- een notebook ‘postbus’ die mijn standaardmap is. Ik vind er ongeordende notities in terug. Wanneer het me past, geef ik die notities een plaatsje in een andere map.
- enkele mappen met duidelijk gescheiden thema’s. Bv. school, werk, thuis, hobby, …
Wanneer je in Evernote een map aanmaakt, moet je kiezen om deze ofwel op je pc te houden (local notebook) of deze ook online (en op andere toestellen) te willen (synchronised notebook). Een variant van die laatste is het gepubliceerde notebook. Indien je meerdere notebooks aanmaakt, kun je spelen met de voordelen van elke variant :
- Met een lokaal notebook kun je langer genieten van een gratis account. Je teller meet immers alleen wat gesynchroniseerd wordt of via je online account passeert. Grote bestanden (foto’s !) plaats je daarom beter in een lokaal notebook of verplaats je pas naar een gesynchroniseerd notebook wanneer op het eind van de maand je gratis 40Mb nog niet is opgebruikt.
- Een lokaal notebook is ook interessant indien je niet wil dat informatie publiek wordt. Denk aan paswoorden, pikante foto’s, bedrijfsgeheimen, patiënteninformatie, … Ik ga er vanuit dat het bedrijf Evernote correct omgaat met mijn online-account en dat deze niet zomaar gekraakt kan worden. Wie zeker wil spelen, bewaart privé-info in een lokale map.
- Met een gesynchroniseerd notebook heb je online altijd een back-up. Je kunt ze op elke computer met internetverbinding raadplegen. Je kunt ze verder synchroniseren met andere toestellen, bv. je Iphone.
- Een gepubliceerd notebook kun je delen met vrienden of als internetpagina met iedereen. Wees je er bewust van dat elke notitie die je in dit notebook plaatst, leesbaar is door je vrienden of de ganse wereld.
Tags
- Kies je tags of trefwoorden goed. Op basis van die tags ga je immers je notes of notities weer bovenhalen.
- Kies voor logische en specifieke trefwoorden zodat, wanneer je op je trefwoord klikt, je lijstje met notities niet langer is dan zeg maar twintig. Kies anderzijds je trefwoorden breed genoeg zodat je lijstje niet korter wordt dan zeg maar tien.
- Orden je tags in een boomstructuur.
- Zoeken naar een notitie gaat nogal moeilijk wanneer je trefwoorden niet ordent en je na zekere tijd een alfabetische lijst voor je krijgt van wel honderd trefwoorden die met elkaar geen verband houden. Orden je tags daarom in een boomstructuur. Als (hoofd)trefwoorden neem je bijvoorbeeld de titels van je mappen. Bv. school, werk, thuis, hobby, …
- Beperk je boomstructuur tot drie niveaus.
- Bv. school, wiskunde, wiskundeformules. Of : hobby, voetbal, voetbaltrainingen. Indien je nood hebt aan een vierde niveau, is het beter om van je tweede niveau een hoofdtrefwoord te maken. Naast ‘school’ als hoofdtrefwoord, krijg je dan ‘wiskunde’. Zo behoud je het overzicht. Als je de notebooks op eenzelfde wijze structureert als de tags, maak je uiteraard ook een nieuwe map ‘wiskunde’ aan en verplaats je al je wiskundenotities naar die nieuwe map.
File import
Hoe importeer je een bestand in Evernote ? Twee manieren :
- Open Evernote en je verkenner. Sleep je bestand vanuit de verkenner naar Evernote.
- Sla je bestand op in een importeermap. Dat werkt zo (NIET op een Mac-computer) :
- In je verkenner (Mijn documenten) maak je een aparte map. Bij mij noemt die ‘Evernote’.
- In het programma Evernote (via ‘tools’ – ‘account properties’) wijs je die map aan als importeermap. Als je bij ‘delete’ een vinkje plaatst, wordt elk bestand na verwerking verwijderd uit de importeermap.
- Elk bestand (document, afbeelding, …) dat je in Evernote wil krijgen, sla je op in jouw importeermap (‘Evernote’). Enkele seconden later – als het importeren lukt – is de importeermap weer leeg.
- Het geïmporteerde bestand vind je terug in de standaardmap (‘postbus’) van Evernote.
Clipper
Wanneer je een internetpagina met een klik opslaat in Evernote, krijg je ook ‘rommel’ mee. Denk aan de menustructuur, reclame, links binnen de pagina, … Wis die rommel en bewaar alleen wat voor jou interessant is. Zo voorkom je ruis in je zoekresultaten en krijg je later een pagina die aangenaam is om te lezen.
Indexeren van tekst op afbeeldingen
Deze functie vraagt om een mentale click. Waarschijnlijk herken je je in de volgende situaties :
- Tijdens een les of cursus noteert de leraar interessante zaken op het bord. Je noteert die.
- Na een presentatie ontvang je de handouts ervan. Je bewaart die.
- Bij het zoeken naar een woning, vind je in de krant of aan het raam van een immobiliënkantoor een interessante woning. Je noteert de gegevens op een blaadje of in een schriftje.
- Je komt iemand interessant tegen. Hij of zij geeft een kaartje met persoonlijke gegevens of noteert zijn e-mailadres op een papiertje. Dat bewaar je.
- Al die papiertjes en documenten plaats je nadien in een map, een schuif, … of leg je verloren.
Met Evernote verlies je niets meer :
- Je neemt een foto van de informatie met je gsm, Iphone of fototoestel.
- Je slaat die op in Evernote. That’s it.
- Later vind je die info gemakkelijk terug.
Het indexeren van tekst op afbeeldingen gebeurt online.
- Het is daarom nodig om een afbeelding met tekst (tenminste een korte tijd) te plaatsen in een gesynchroniseerde map.
- Afbeeldingen met tekst zijn gemakkelijk enkele megabites groot. Indien je een gratis account hebt en je plaatst die afbeeldingen in een gesynchroniseerde map, zit je al snel aan je maximum van 40 Mb per maand. Het kan daarom handig zijn om een afbeelding met tekst eerst in een lokaal notebook te plaatsen en pas op het eind van de maand in een gesynchroniseerd notebook. Plaats je die later terug in een lokale map, dan blijft de afbeelding doorzoekbaar op tekst.
Naar een kantoor zonder papier
Met Evernote is het kantoor zonder papier binnen handbereik. Hoe pak je het aan ?
- Papieren documenten scan je in. Programmeer je scanner zó dat gescande documenten in je importeermap terecht komen. Gooi je papieren documenten nadien in de papiermand.
- Digitale documenten (een mail, een attachement bij een mail, een ontvangen pdf of foto, …) sla je consequent op in Evernote. Word-documenten kopieer je en plak je in een nieuwe notitie. Wil je de opmaak behouden, dan maak je er eerst een pdf-bestand van. Nadien kun je het origineel je gerust verwijderen.
- Internetpagina’s sla je met de clipper op in Evernote. Wis de rommel in de tekst en laat staan wat het lezen waard is.
- Stop met het overschrijven van informatie. Maak er een foto van en plaats die in Evernote.
- Bij elke nieuwe notitie noteer je consequent passende trefwoorden. Wanneer teveel notities hetzelfde trefwoord hebben, bedenk je meer specifieke trefwoorden en maak je eventueel een nieuwe werkmap (cf. hierboven : ‘tags’).
Extra tips
————————————
Deze tekst werd oorspronkelijk geschreven in Evernote en werd vanuit dit programma online gepubliceerd.
RSS
Short URL
Reacties